طراحی یک فاکتور حرفه‌ای رسمی برای رشد هر کسب و کار، به‌خصوص مشاغل کوچک، الزامی است. یک فاکتور با طراحی اصولی و استاندارد، مستقیما روی شناخته شدن برند شما تاثیر می‌گذارد و به مشتری این انگیزه را می‌دهد که هر چه سریع‌تر نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام کند. یک سری اصول طراحی برای ساخت فاکتورهای رسمی حرفه‌ای وجود دارد که دانستن آن‌ها بسیار ضروری است. در این مطلب از پاکتچی برترین مجموعه پاکت سازی عمده و کارتن پستی قصد داریم در خصوص اصول طراحی فاکتور رسمی صحبت کنیم.

اصول طراحی فاکتور رسمی چیست؟

در طراحی فاکتور رسمی سه مورد مهم وجود دارد که مشتری به محض باز کردن فاکتور شما، باید در یک نگاه متوجه آن شود. این سه مورد عبارتند از:

1-‌ فاکتور از سمت چه کسی است؟

2- مشترک چقدر پول بدهکار است؟

3- مهلت پرداخت تا کی است؟

بقیه مواردی که در طراحی فاکتور لحاظ می‌شوند، در درجه دوم اهمیت قرار دارند. بهتر است این سه مورد مهم به شیوه‌ای عنوان شوند که در عین جدا بودن از بقیه قسمت‌ها، کاملاً برجسته و واضح به نظر برسند. شما می‌توانید این کار را با استفاده از یک فونت جداگانه و رنگی متضاد با رنگ پس‌زمینه نشان دهید.

یک فاکتور حرفه‌ای طراحی تمیز و خوانایی دارد و تمام اطلاعات مهمی که مشتری برای پرداخت نیاز دارد را منتقل می‌کند. یادگیری نحوه طراحی درست فاکتور نه تنها به شما کمک می‌کند که طلب خود را زودتر از مشتری بگیرید، بلکه به شما کمک می‌کند تا سوابق دقیقی از تمام تراکنش‌های مالی خود داشته باشید. اگر اخیرا یک کسب و کار جدید راه اندازی کرده‌اید و نمی‌دانید که چگونه یک فاکتور مناسب برای آن آماده کنید، این مطلب به شما کمک می‌کند تا کار را به صورت اصولی پیش ببرید. در ادامه اصولی را برای تهیه یک فاکتور تمیز و خوانا عنوان می‌کنیم که تمام مشاغل، به خصوص مشاغل کوچک ملزم به رعایت آن هستند تا هر چه سریع‌تر مشتری را تشویق به پرداخت بدهی‌اش کنند.

طراحی ساختار فاکتور

پیش از طراحی فاکتور لازم است که روی طراحی ساختار قالب فاکتور خود وقت بگذارید. فاکتور معمولاً در حاشیه استاندارد یک صفحه با اندازه برگهA4  قرار می‌گیرد. شما باید فضایی برای تمام اطلاعات مهم که قرار است داخل فاکتور درج شود، در نظر بگیرید. مثلاً مکان اطلاعات تماس مشتری، فهرستی از خدمات شما، سربرگ فاکتور، شرایط و مهلت‌های پرداخت را باید از قبل روی فاکتور مشخص کنید. برای این‌کار می‌توانید از یک الگوی فاکتور آماده کمک بگیرید. در واقع اگر برای نخستین بار است که یک فاکتور طراحی می‌کنید، بهتر است با یک الگوی فاکتور حرفه‌ای شروع کنید.

یک قالب فاکتور، از سر صفحه‌ها، بخش‌ها، قالب‌بندی و ... ساخته شده است و تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که متن موجود را با اطلاعات خود جایگزین نمایید. شما می‌توانید یکی از قالب‌های آماده را به صورت تصویر یا فایل pdf دانلود کنید و آن را مستقیما و به صورت آنلاین با مشتری خود به اشتراک بگذارید.

بهتر است الگوی فاکتوری را انتخاب کنید که با شغل و برند شما همخوانی داشته باشد و از ظاهری عالی و مناسب برخوردار باشد. بدین طریق می‌توانید نسبت به پرداخت شدن به موقع بدهی مشتری امیدوارتر باشید. با انتخاب یک قالب فاکتور آماده در زمان شما هم صرفه‌جویی خواهد شد؛ بنابراین دیگر نیازی نیست که نگران طراحی یک چیدمان از ابتدا باشید یا به این فکر کنید که هر چیزی را باید کجا قرار دهید؛ به جای آن می‌توانید زمان خود را روی چیزهای مهم‌تر و ارزشمندتر سرمایه‌گذاری کنید. مثل رشد کسب و کارتان.

 اگر از برنامه خاصی مانند Visme استفاده می‌کنید، می‌توانید طراحی قالب فاکتور را مطابق با برند شرکت خود سفارشی کنید. لوگو، فونت‌ها و رنگ‌های برند خود را آپلود کنید. سپس فاکتور را به عنوان یک الگوی سفارشی ذخیره نمایید تا بعدا هم بتوانید از آن استفاده کنید.

نام برند و تجارت خود را درج کنید

فاکتور نباید یک سند تجاری کسل کننده باشد. این فاکتور شخصیت و حرفه‌ای بودن برند شما را منعکس می‌کند و توجه به اصول طراحی حرفه‌ای در آن بسیار اهمیت دارد. این موضوع در مورد مشاغلی مانند طراحان گرافیک، طراحان وب و به طور کلی صنایعی که با اصول طراحی، بیشتر سر و کار دارند، اهمیت زیادی دارد. با این حال تمام مشاغل و به‌خصوص مشاغل کوچک، باید یک برندسازی ثابت و حرفه‌ای داشته باشند. اگر شما پیش از طراحی فاکتور، یک وب‌سایت تجاری یا کارت ویزیت هم درست کرده‌اید، می‌توانید فاکتور خود را طوری طراحی کنید که از بسیاری لحاظ مثل فونت، آرم و رنگ، با آن‌ها همخوانی داشته باشد.

خوانا بودن فاکتور

مهم‌ترین موضوعی که برای طراحی فاکتور رسمی خود باید به آن توجه کنید این است که مشتریان باید بتوانند به‌سرعت و به‌راحتی تمام اطلاعات روی فاکتور را بخوانند. خوانا بودن، کلید کار شماست. شما می‌توانید بخش‌ها و ستون‌های جداگانه‌ای را برای اطلاعات موجود در فاکتور در نظر بگیرید. استفاده هوشمندانه از رنگ‌ها می‌توانند در بیان انتقال اطلاعات بسیار کمک کننده باشند.

جایی برای توضیحات اضافی در نظر بگیرید

اگر تصمیم دارید یک فاکتور رسمی برای خدمات خود طراحی کنید، بهتر است یکسری ردیف‌های اضافی را برای توضیحات بیشتر در آن بگنجانید. این مورد برای مشاغلی که کار پیچیده‌تری به مشتری ارائه می‌دهند و نیاز به توضیحات اضافی در مورد خدمات خود دارند، اهمیت بیشتری دارد.

مبلغ پرداختی مشتری و تاریخ سررسید آن کاملاً مشخص باشد

مبلغ پرداختی و تاریخ سررسید پرداخت، دو مورد از مهم‌ترین اطلاعاتی هستند که در طراحی یک فاکتور رسمی و اصولی حتما باید لحاظ شوند. رعایت این دو مورد به وضوح، به مشتری اطلاع می‌دهد که چقدر بدهی دارد و مهلت پرداخت بدهی‌اش تا چه زمانی است. اگر این اطلاعات کاملاً واضح و متمایز از سایر اطلاعات باشند، می‌توانند به مشتریان این انگیزه را بدهند که هر چه سریع‌تر نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام کنند. خیلی خوب است که مجموع مبلغ پرداختی و مهلت پرداخت پررنگ باشد و با فونت بزرگ نمایش داده شود. شما همچنین می‌توانید فاکتوری طراحی کنید که این اطلاعات در بخش جداگانه‌ای از صفحه یک فاکتور قرار بگیرد تا بهتر دیده شود.

شرایط پرداخت را به طور واضح بیان کنید

شرایط پرداخت شما نباید جزو برجسته‌ترین اطلاعاتی باشد که در طراحی فاکتور به مشتری منتقل می‌شود؛ اما بسیار مهم است که در طراحی خود، فضایی برای این قسمت در نظر بگیرید. شما در این قسمت می‌توانید هر روش پرداختی که مد نظرتان است را مشخص کنید. حتی می‌توانید یک یادداشت سپاسگزاری دوستانه در این قسمت بنویسید تا به مشتریان خود نشان دهید که از پرداخت به موقع بدهی‌شان قدردانی می‌کنید.

برای تشویق مشتریان خود به پرداخت به موقع، ممکن است بخواهید به آن‌ها تخفیف دهید. به همین ترتیب هنگام تأخیر در پرداخت هم شاید بخواهید از آن‌ها جریمه دریافت کنید. در هر صورت شرایط پرداخت شما هرچه که باشد، باید قسمتی از فاکتور را به آن اختصاص دهید تا از هرگونه سوء تفاهم و اختلاف در آینده جلوگیری شود.

نوشتن شناسه فاکتور

شناسه فاکتور یک شماره شناسایی منحصر به فرد است که به شما کمک می‌کند تا فاکتورهای خود را راحت‌تر پیدا کنید. این شناسه معمولاً در بالای فاکتور قرار می‌گیرد و به صورت شماره‌گذاری اعداد یا ترکیبی از اعداد و حروف نمایش داده می‌شود. اگر مشتریان زیادی دارید، بهتر است از حروف در نوشتن این شناسه استفاده کنید. زیرا در این صورت خیلی راحت‌تر می‌توانید هر فاکتور را به یک مشتری اختصاص دهید. بدین ترتیب پیگیری و تشخیص فاکتورهای خود را هم آسان‌تر کرده‌اید.

درج جزئیات شرکت روی فاکتور

یکی دیگر از عناصر اساسی که باید به فاکتور افزوده شود، جزئیات شرکت است که شامل نام، آدرس، اطلاعات تماس مثل شماره تلفن و آدرس ایمیل شما است. مطمئن شوید که نام مخاطبی که قرار است فاکتور را برایش ارسال کنید نیز وارد شود. بسته به نوع طراحی فاکتور، می‌توانید این اطلاعات را در بالا یا پایین صفحه اضافه کنید. تمامی اطلاعات، مخصوصا اطلاعات مربوط به مشتری را قبل از نهایی شدن فاکتور به دقت بررسی کنید. هر گونه جزئیات نادرست می‌تواند منجر به سردرگمی و تأخیر در پرداخت شود. مثلاً ممکن است فاکتور شما به آدرس اشتباهی تحویل داده شود.

محصولات و خدمات خود را به صورت فهرست وار بنویسید

هنگامی که جزئیات اولیه را به فاکتور خود اضافه کردید، وقت آن است که اطلاعات مربوط به محصولات و خدمات خود را وارد کنید. بهترین راه برای فهرست کردن اقلام فروخته شده، جدول است. جدول به شما کمک می‌کند تا اطلاعات را به صورت سازماندهی شده ارائه دهید. بدین ترتیب مشتری هم، از جزئیات کار کاملا مطلع خواهد شد. شما در اینجا می‌توانید اطلاعاتی مثل شماره سریال، نام محصول، مقدار محصول و توضیحات مربوط به محصول را درج کنید.

نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که این اقلام باید به صورت ساده و خوانا نوشته شوند؛ بنابراین از اضافه کردن خطوط، ستون‌ها و متن‌های اضافی خودداری کنید. این کار باعث گیج شدن مشتری می‌شود.

مبلغ کل سررسید را اضافه کنید

ذکر مبلغ کل، در انتهای فهرست کالاها و خدمات باعث می‌شود که مشتریان به‌سرعت متوجه شوند که در مجموع، چقدر پرداختی دارند. همان‌طور که گفته شد، این بخش می‌تواند با فونت پررنگ و به صورت برجسته‌تر نوشته شود تا اگر مشتری به دلیل مشغله زیاد کاری نتوانست جزئیات هزینه‌ها را بخواند، فقط به کل مبلغ پرداختی نگاه کند و پرداخت را انجام دهد.

در بسیاری از موارد، تنها کاری که باید انجام دهید این است که هزینه‌های تک‌به‌تک اقلام را جمع‌آوری کرده و در پایان، مبلغ کل را ذکر کنید؛ اما گاهی اوقات ممکن است لازم باشد که قبل از محاسبه کل مبلغ، تخفیف، پیش پرداخت و مالیات را هم در نظر بگیرید. در این صورت کافیست یک ردیف دیگر پس از جمع فرعی اضافه شود و محاسبات دیگر در آنجا صورت گیرد. سپس می‌توانید کل مبلغ را محاسبه کرده و نتیجه نهایی را وارد کنید.

تاریخ‌های کلیدی فراموش نشوند

 هر فاکتوری بدون تاریخ، ناقص است. بسته به ماهیت کسب و کارتان، شناخت شما از مشتری و ترجیحات شخصی خود، سه نوع تاریخ وجود دارد که حتما باید به فاکتور اضافه کنید:

 تاریخ تنظیم فاکتور: تاریخ تنظیم فاکتور زمانی است که شما فاکتور خود را تنظیم کرده و برای مشتری ارسال نموده‌اید. تاریخ تنظیم فاکتور به شما و مشتری کمک می‌کند تا زمان صدور فاکتور را پیگیری کنید.

 تاریخ عرضه فاکتور: تاریخ عرضه تاریخی است که در آن شما محصولات یا خدمات خود را به مشتری ارائه کرده‌اید. تاریخ عرضه می‌تواند برای هر محصول و خدمت ذکر شده در فاکتور شما متفاوت باشد.

 تاریخ سررسید: این تاریخ‌ آخرین مهلتی است که مشتری شما باید پرداخت خود را انجام دهد. اگر پرداخت پس از این تاریخ صورت بگیرد، تاخیر در پرداخت تلقی شده و ممکن است مشمول جریمه یا هزینه تأخیر شود.

کلام آخر

 در این مطلب از پاکتچی اصول طراحی فاکتور رسمی و حرفه‌ای گفته شد. هر فردی می‌تواند خیلی راحت و سریع، یک فاکتور ساده در ورد و اکسل طراحی کند؛ اما اگر می‌خواهید قدم بیشتری در این زمینه بردارید و فاکتور خود را به یک ابزار بازاریابی تبدیل کنید، باید کمی خلاقیت به خرج دهید. یک فاکتور با ظاهری عالی می‌تواند کسب و کار شما را حرفه‌ای‌تر جلوه دهد. اگر لوگوی شرکت و رنگ‌های برند خود را هم به آن اضافه کنید، به شناساندن و آگاهی از برند خود نیز کمک کرده‌اید و هویت برند‌تان را در ذهن مشتری ماندگارتر خواهید کرد.