چاپ به عنوان یکی از روش‌های مهم و موثر برای ارتباط با مشتریان و جذب مخاطبان، همواره در حوزه تبلیغات و بازاریابی نقش اساسی و حیاتی ایفا می‌کند. با این حال، هزینه‌های مرتبط با چاپ، به خصوص در محیط‌های سازمانی و برای امور تبلیغات و بازاریابی، می‌تواند به چالش‌های مالی برای بسیاری از سازمان‌ها تبدیل شود. خوشبختانه روش‌های گوناگونی برای کاهش این هزینه‌‌ها وجود دارد.

کافیست هوشمندانه عمل کنید و طرح‌ها و روش‌های خلاقانه در چاپ را به کار ببرید. در این صورت، علاوه بر اینکه هزینه‌های چاپ را کاهش می‌دهید، جذابیت بیشتری نیز برای مخاطبان فراهم می‌کنید. در این مطلب از پاکتچی همراه ما باشید تا به معرفی و بررسی روش‌های کاهش هزینه‌های چاپ بپردازیم.

 برای انتخاب بهترین چاپخانه تهران کلیک کنید.

روش‌های کاهش هزینه‌های چاپ

هزینه‌های مربوط به چاپ جزء هزینه‌های اصلی و ضروری در کسب‌و‌کارهای مرتبط با چاپ و شرکت‌های بسته‌بندی است. مخارج مربوط به کاغذ، جوهر، تونر، محصولات چاپی همچنین خرید و نگهداری تجهیزات چاپ نظیر پرینترها، دستگاه‌های چاپ صنعتی، ماشین‌های بسته‌بندی و سایر تجهیزات مورد نیاز برای فعالیت‌های چاپ و بسته‌بندی، هزینه‌های قابل توجهی را برای شرکت‌ها به دنبال دارند.

این شرکت‌ها باید نیروی کار متخصص در زمینه چاپ، طراحی، تولید و بسته‌بندی را نیز استخدام کنند که به هزینه‌های مذکور می‌افزاید. همچنین برای تبلیغات و بازاریابی محصولات چاپی نیاز است بروشور، کاتالوگ، تابلو و ... فراهم شود که باید در محاسبه هزینه کل محصول در نظر گرفته شود.

به طور کلی، از آنجایی که هزینه چاپ جزء جدایی‌ناپذیر تمام فعالیت‌ها و کسب‌وکارهای مرتبط با چاپ و  بسته‌بندی محسوب می‌شود، لازم است راه‌حلی در نظر گرفته شود تا بتوان به صورت بهینه‌تر و به‌صرفه‌تر با منابع مالی برخورد کرد. در ادامه با ارائه راهکارهای مختلف به شما کمک می‌کنیم تا هزینه‌های مربوط به چاپ را تا حد زیادی کاهش دهید.

• استفاده از چاپ سیاه و سفید به جای چاپ رنگی

معمولا هزینه چاپ سیاه و سفید نسبت به چاپ رنگی کمتر است. به این دلیل که تجهیزات مورد نیاز برای چاپ سیاه و سفید ارزان‌تر از تجهیزات چاپ رنگی است. محصولات چاپی سیاه و سفید نسبت به محصولات رنگی، ساده‌تر هستند و با جزئیات کمتری آماده می‌شوند. بنابراین هزینه تولید آن‌ها نیز پایین‌تر است. پس در مواردی که تفاوتی نمی‌کند از کدام نوع چاپ استفاده کنید، بهتر است چاپ سیاه و سفید را انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید که حتما عوامل دیگر را نیز در نظر بگیرید. مثلا در برخی موارد، چون چاپ رنگی به نحو بهتری پیام مورد نظر را منتقل می‌کند و تاثیر بیشتری دارد، پرداخت هزینه بالاتر قابل قبول خواهد بود.

• قرار دادن دو صفحه در یک صفحه

واضح است که وقتی دو صفحه را روی یک برگه چاپ می‌کنید، نیاز به نیمی از برگه‌های کاغذ برای چاپ خواهید داشت. این امر هزینه‌های مربوط به مصرف کاغذ را کاهش می‌دهد و از لحاظ زیست محیطی نیز کمترین تولید زباله‌های کاغذی را دارد.

با قرار دادن دو صفحه روی یک برگه، تعداد موارد چاپی لازم برای هر صفحه کمتر خواهد شد. این به معنای صرفه‌جویی در مصرف جوهر و تعویض کمتر کارتریج‌های پرینتر است. علاوه بر موارد گفته‌شده، چاپ دو رو باعث می‌شود تا پرینتر بدون دخالت دست هر دو صفحه را به طور همزمان چاپ کند. این موضوع زمان کار پرینتر را کاهش داده و در مصرف برق صرفه‌جویی می‌کند.

با استفاده از چاپ دو رو، فشار وارد بر تجهیزات چاپ کمتر خواهد بود. بنابراین تجهیزات برای مدت زمان بیشتری قابل استفاده هستند و هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری آن‌ها پایین‌تر است.

• استفاده از تنظیمات پیش‌فرض

برخی از پرینترها دارای تنظیمات مختلفی برای چاپ با کیفیت‌های گوناگون هستند. استفاده از حالت اقتصادی یا حالت معمولی، برای چاپ محتوا‌های روزمره مانند متن و اسناد عادی مناسب است. این تنظیمات معمولاً در تنظیمات پیش‌فرض پرینتر قابل تغییر هستند.

تنظیم رزولوشن چاپ نیز می‌تواند بر هزینه‌های چاپ تأثیرگذار باشد. استفاده از رزولوشن بالا برای چاپ محتواهایی که نیاز به کیفیت بالا ندارند، فقط هدر دادن پول است و می‌تواند منجر به مصرف بیشتر جوهر و زمان برای چاپ شود.

استفاده از اندازه کاغذ مناسب برای چاپ هم در به‌صرفه‌ کردن هزینه‌های چاپ کمک‌کننده است. برای مثال، اگر محتوای شما به راحتی در یک صفحه  A4 جا می‌شود، بهتر است برای جلوگیری  از هدررفت کاغذ و جوهر، سراغ اندازه‌های بزرگتر نروید.

از تنظیمات دوروی چاپ (Duplex) برای کاهش هزینه‌ها کمک بگیرید. با استفاده از این تنظیمات، محتوای شما روی هر دو طرف کاغذ چاپ شده و در نتیجه تعداد کاغذهای مورد نیاز برای چاپ کاهش پیدا می‌کند. به طور کلی، در مواقعی که هدف شما از چاپ، استفاده‌های درون‌سازمانی و شخصی است یا به امور بازاریابی احتیاجی ندارید، بهتر است از تنظیمات پیش‌فرض دستگاه برای چاپ یا پرینت استفاده کنید؛ زیرا بالا بردن کیفیت چاپ، هزینه‌های جانبی را افزایش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: مقایسه چاپ دیجیتال و چاپ افست

چگونه هزینه های چاپ را کاهش دهیم؟

• استفاده از فونت مناسب

فونت‌هایی که ضخامت خطوط‌شان کمتر است و ساده‌تر هستند، نیاز کمتری به جوهر برای چاپ دارند. استفاده از فونت‌های ساده و خوانا می‌تواند در به‌صرفه‌تر کردن هزینه‌های مربوط به جوهر و تعویض کارتریج پرینتر کمک‌کننده باشد.

فونت‌هایی که مطالب بیشتری را در یک خط فشرده می‌کنند، موجب می‌شوند تعداد بیشتری از محتوا در یک صفحه چاپ شود. این موضوع باعث کاهش تعداد برگه‌های مورد نیاز برای چاپ یک محتوا شده و هزینه‌های مربوط به کاغذ و چاپ را نیز کاهش می‌دهد.

استفاده از فونت‌های خوانا و مناسب، خطاهای احتمالی چاپ و نیاز به چاپ مجدد صفحات را کم می‌کند. بدین ترتیب در هزینه‌های مربوط به جوهر، کاغذ، زمان کار پرینتر و مصرف برق صرفه‌جویی می‌شود.

• کاهش حاشیه صفحات

با کاهش حاشیه صفحات، فضای بیشتری برای چاپ محتوای اصلی در دسترس شما قرار می‌گیرد. این به معنای قابلیت چاپ بیشتر در هر صفحه و استفاده بهینه‌تر از فضای چاپ است. با این کار، تعداد برگه‌های مورد نیاز برای چاپ یک محتوا کمتر خواهد شد که منجر به کاهش هزینه‌های کاغذ می‌شود. با کمتر شدن حاشیه‌ها، پرینتر خیلی سریع‌تر محتوای مورد نظر شما را چاپ می‌کند. بنابراین باعث می‌شود زمان چاپ و هزینه‌های مربوط به زمان کار پرینتر کمتر شود.

• استفاده از کاغذ‌ معمولی به جای کاغذ گلاسه

کاغذ‌های با کیفیت بالا مانند کاغذ گلاسه، هزینه بیشتری نسبت به کاغذهای معمولی دارند. بنابراین در جایی که نیاز نیست، بهتر است از کاغذهای گران استفاده نکنید. لازم به توضیح است که برخی از کاغذ‌های با کیفیت بالا، جوهر را به خوبی جذب نمی‌کنند و منجر به پخش شدن آن می‌شوند. این موضوع مصرف جوهر را به خاطر نیاز به چاپ مجدد افزایش می‌دهد.

همچنین لازم است در مورد برخی از پرینترها برای چاپ روی کاغذ با کیفیت بالا، تنظیمات خاصی اعمال شود که زمان و انرژی بیشتری از شما می‌گیرد. استفاده از کاغذ معمولی این نیاز را کاهش داده و در زمان، صرفه‌جویی می‌کند. به طور کلی، اگر محتوای شما نیاز به کاغذ با کیفیت بالا ندارد، بهتر است از کاغذ معمولی استفاده کنید.

• انتخاب هوشمندانه گرماژ و نوع کاغذ

گرماژ کاغذ به وزن کاغذ بر واحد مساحت اشاره دارد و معمولاً بر حسب گرم بر متر مربع اندازه‌گیری می‌شود. از آنجایی که کاغذ با گرماژ کمتر ارزان‌تر است، می‌تواند هزینه مواد مصرفی را به طرز چشمگیری کاهش دهد.

البته از آنجایی که انتخاب کاغذ با گرماژ مناسب، نقش مهمی در کیفیت نهایی چاپ دارد، بهتر است هوشمندانه عمل کنید و تا جایی که ضربه به کارتان نمی‌زند، از یک کاغذ با گرماژ مناسب استفاده نمایید. کیفیت چاپ روی کاغذهای با گرماژ کمتر کاهش می‌یابد. این موضوع می‌تواند بازخوردهای منفی از سوی مشتریان به همراه داشته باشد و به هزینه‌های اضافی برای آماده‌سازی مجدد سفارشات منجر شود.

توجه داشته باشید که نوع کاغذ نیز تاثیر زیادی بر هزینه‌های چاپ دارد. به عنوان مثال برخی از روکش‌های خاص مانند پوشش لمینه، پوشش UV و ... هزینه‌های چاپ را افزایش می‌دهند. در صورت امکان بهتر است از کاغذهای معمولی و بازیافتی استفاده کنید. کاغذ بازیافتی علاوه بر اینکه ارزان‌تر است، می‌تواند به بهبود محیط زیست نیز کمک کند.

• سفارش با حجم بالا

بسیاری از شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات چاپ، تخفیفات ویژه‌ای برای سفارش‌های با حجم بالا ارائه می‌دهند؛ زیرا  با افزایش حجم سفارش، هزینه‌های تولید به ازای هر واحد کاهش یافته و مخارج مربوط به مواد مصرفی مانند کاغذ، جوهر و ... کمتر می‌شود. این امر به کاهش کلی هزینه‌های چاپ کمک می‌کند.

• استفاده از رنگ‌های کمتر

رنگ‌ها از مواد اولیه اصلی در فرآیند چاپ هستند؛ بنابراین هزینه‌های مربوط به آن‌ها می‌تواند بسیار قابل توجه باشد. با استفاده از رنگ‌های کمتر می‌توانید هزینه مواد مصرفی را به طرز چشم‌گیری کاهش دهید. لازم به توضیح است که برخی از رنگ‌ها باعث سایش و اعمال فشار زیاد بر دستگاه چاپ شده و هزینه‌های تعمیر و نگهداری را افزایش می‌دهند.

• پرینت گرفتن موارد مورد نیاز

اگر برای تهیه گزارشات کاری و تحقیقات خود نیاز دارید مطلبی را از اینترنت پرینت بگیرید، بهتر است تنها بخشی را که به آن نیاز دارید انتخاب کرده و سپس روی گزینه Print بزنید. پرینت گرفتن تمام قسمت‌های صفحه مثل حاشیه‌ها و ... مصرف کاغذ را به شدت بالا می‌برد.

در این مطلب از پاکتچی به بررسی و معرفی روش‌های کاهش هزینه‌های چاپ پرداختیم. همان‌طور که متوجه شدید، استفاده از روش‌های کارآمد و موثر برای کاهش هزینه‌های چاپ درون سازمانی یا امور تبليغات و بازاريابي،  به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثرتر و بهینه‌تر، منابع مالی خود را مدیریت کنند.