با این که در دنیای دیجیتال به سر می‌بریم؛ اما نامه‌های کاغذی هنوز هم محبوبیت فوق‌العاده‌ای دارند و طبق آمار گزارش شده، نسبت به همتایان ایمیلی خود 5 برابر تاثیرگذارترند. به همین دلیل، توجه به طراحی پاکت نامه بسیار اهمیت دارد. پاکت نامه یک شرکت اولین برداشت از تجارت شما است و در انتقال پیام برند به شما کمک می‌کند. درست مانند یک لوگو، کارت ویزیت یا وبسایت، یه پاکت نامه هم به عنوان عنصر اصلی هویت برند شما محسوب می‌شود.

امروزه روش‌های آسان‌تر، کم هزینه‌تر و دقیق‌تری برای طراحی پاکت نامه وجود دارند. یکی از این روش‌ها طراحی و چاپ پاکت نامه با نرم افزار ورد است که در این مطلب قصد داریم قدم ‌به ‌قدم، ساخت آن را توضیح دهیم. پس تا انتهای مطلب همراه ما باشید. همچنین برای مطالعه بیشتر درباره انواع پاکت نامه کلیک کنید.

طراحی پاکت به دلخواه شما با استفاده از نرم افزار ورد

­ابزارهایی که در نرم افزار ورد وجود دارند، به شما کمک می‌کنند که پاکت‌های خود را طراحی و چاپ کنید. شما هم می‌توانید تنظیمات پیش فرض ورد را برای حاشیه و فونت مورد نظرتان به کار ببرید و هم این که آن‌ها را به دلخواه خود و مطابق با نیازتان تغییر دهید. علاوه بر این، می‌توانید متن دلخواه خود را به پاکت نامه اضافه کنید که از چند روش انجام می‌شود.

• اگر نامه‌ای دارید و می‌خواهید که ورد برای آن یک پاکت نامه چاپ کند، می‌توانید از چاپ خودکار پاکت نامه استفاده کنید. نرم افزار ورد برای انجام این کار از تنظیمات پیش فرض استفاده می‌کند و از فونت و حاشیه‌ای استفاده می‌کند که برای پاکت نامه در آن تعریف شده است. در صورتی که تنظیمات پیش فرض ورد مد نظر شما نیست و دوست دارید آن را تغییر دهید، می‌توانید از فونت و تنظیمات دیگری استفاده کنید و سبک‌های دلخواهتان را بر اساس آن‌ها تغییر دهید.
• در طراحی پاکت نامه از طریق ورد، امکان تغییر مکان آدرس فرستنده هم وجود دارد؛ زیرا ممکن است شما جایی که ورد برای آدرس فرستنده در نظر گرفته است را دوست نداشته باشید و بخواهید آن را تغییر دهید. تغییر موقعیت آدرس فرستنده، شامل تغییر سبک‌های پیش فرض در نظر گرفته شده برای ورد است.
• اطلاعات مربوط به آدرس گیرنده و فرستنده در ورد ذخیره می‌شوند، طوری که اگر بیش از یک بار نیاز به استفاده از یک آدرس خاص داشته باشید، ورد آن را برای شما اجرا می‌کند و نیازی نیست که دوباره آن را بنویسید. با این که کمی طول می‌کشد تا یک پاکت نامه به شکلی که شما می‌خواهید آماده شود؛ اما ورد این ویژگی را دارد که یک پاکت سفارشی را برای استفاده در آینده ذخیره کند تا بتوانید هر وقت که نیاز دارید، دوباره پاکت را چاپ کنید.
  

آموزش قدم به قدم طراحی پاکت نامه در ورد

شما در این دستورالعمل یاد می‌گیرید که چگونه  یک پاکت نامه را بر اساس خواسته و نیازتان در ورد سفارشی کنید. پس از طی یک سری مراحل، کادری باز می‌شود که لیستی از پاکت‌ها و برچسب‌ها در آن قرار دارند. اگر اندازه‌ای که می‌خواهید در لیست نیست، می‌توانید خودتان آن را تنظیم کنید و سبک مورد نظرتان را روی پاکت نامه چاپ کنید. برای شروع کار ابتدا پاکت نامه را در پرینتر قرار دهید، سپس آدرس گیرنده و فرستنده را طبق مراحلی که در ادامه ذکر می‌کنیم وارد کنید.

1- ابتدا به تب Mailing در گروه Create بروید و روی گزینه Envelopes کلیک کنید.

2- پس از این که روی سربرگ Envelopes در گروه  Create کلیک کردید، دو کادر نمایان می‌شود. در کادر بالایی باید آدرس گیرنده را تایپ کنید. این اطلاعات را می‌توانید از آیکون دفترچه که در بالای کادر آدرس گیرنده قرار دارد، به دست آورید. روی این آیکون کلیک کنید و از لیستی که از قبل در Outlook سیو کرده‌اید، آدرس گیرنده را انتخاب کنید.

3- در کادر پایین آدرس فرستنده را تایپ کنید. در این قسمت هم مانند قسمت قبلی می توانید اطلاعات مورد نیازتان را از آیکون دفترچه که در بالای کادر قرار دارد به دست آورید.

4- اگر می‌خواهید روی پاکت نامه شما فقط آدرس گیرنده چاپ شود روی گزینه Omit کلیک کنید.

5- پس از انجام مراحل بالا، پاکت نامه‌ای خواهید داشت که به طور پیش فرض برای ورد تعریف شده است. اگر قصد دارید که تنظیمات مورد نظر خود را روی پاکت نامه اعمال کنید، می‌توانید از گزینه‌های Feed، Option و Preview استفاده کنید.

6- اگر روی دکمه Option کلیک کنید، پنجره‌ Envelope options باز می‌شود. حالا با انتخاب Printing Options می‌توانید نحوه قرار دادن پاکت نامه را در پرینتر تعیین کنید. وقتی شکل مورد نظرتان و نحوه قرار دادن پاکت نامه در پرینتر را انتخاب کردید، روی Envelope options کلیک کنید.

7 - در این مرحله کادری باز می‌شود که به شما کمک می‌کند سایز و فونت پاکت نامه را تغییر دهید. برای تغییر سایز روی منوی Envelope Size کلیک کنید و از میان سایزهای گوناگونی که ورد به شما پیشنهاد می‌دهد، یکی را به دلخواه و مطابق با نیازتان انتخاب کنید.

8- اگر دوست دارید فونت را عوض کنید، روی دکمه Font در قسمت آدرس گیرنده و فرستنده کلیک کنید.

9- وقتی تمام مراحل بالا را انجام دادید، روی OK بزنید.

10- با کلیک کردن روی OK شما مجدداً به کادر پاکت‌ها و برچسب‌ها برمی‌گردید. حالا روی Add to Document کلیک کنید.

11- منوی نمایش داده شده حاوی پیامی است که از شما می‌پرسد آیا دوست دارید نشانی گیرنده را به طور پیش فرض ذخیره کنید یا خیر. اگر موافق هستید روی دکمه YES کلیک کنید.

12- در این مرحله و در سمت چپ مانیتور می‌توانید نمای پاکت نامه انتخابی خود را ببینید و در سمت راست هم متن نامه خود را تایپ کنید.

13- حالا که نامه خود را نوشتید به تب Mailing برگردید و روی دکمه Envelopes بزنید.

14- در پنجره Envelopes and Labels روی Print کلیک کنید. در این مرحله دقت کنید که پاکت نامه‌تان همانگونه که در مرحله شماره 6 تنظیم شده است در پرینتر قرار گیرد.

نکاتی که در طراحی پاکت باید مورد توجه قرار بگیرند

 کسب و کار شما چه کوچک و چه بزرگ باشد، هنگام راه اندازی و پیشرفت در آن باید از تمام فرصت‌های ممکن برای معرفی نام و محصولات برند خود استفاده کنید. یکی از مواردی که در این زمینه معمولا نادیده گرفته می‌شود، سیستم پستی است. پاکت نامه‌ها پتانسیل تبدیل شدن به یک ابزار بازاریابی بزرگ برای یک برند را دارند.

در صورتی که یک پاکت سفارشی شده و حرفه‌ای بسازید، برند شما برای مشتریان متمایز خواهد شد و آن‌ها همیشه شما را به خاطر می‌سپارند. در طراحی یک پاکت سفارشی که به منظور تبلیغ برند شما ساخته می‌شود، به یکسری نکات باید توجه کنید که در زیر به چند مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

خلاقیت و برندسازی

پاکت‌های سفارشی شده و حرفه‌ای از طراحی ویژه‌ای بهره می‌برند. شرکت‌ها این موضوع را خوب می‌دانند که طراحی یک پاکت نامه منحصر به فرد و خاص، یک ضرورت است و به افزایش آگاهی از برند آن‌ها در میان مشتریان کمک می‌کند. یک راه ساده برای متمایز کردن پاکت نامه‌های اداری، اضافه کردن یک لوگو، شعار یا نام شرکت در قسمت بیرونی پاکت نامه است.

این مورد می‌تواند به شناختن نوع فعالیت کسب و کار و همچنین انتقال پیام شما به مشتریان کمک کند. یک راه دیگر برای برجسته‌تر نشان دادن پاکت نامه، چاپ رنگی آن است. قرمز و آبی یکدست از رنگ‌های برجسته‌ای هستند که ظاهری حرفه‌ای به پاکت نامه شما می‌دهند.

دیده شدن

دیده شدن یکی از مهم‌ترین جنبه‌های تبلیغ برند شماست. یک پاکت نامه حرفه‌ای و سفارشی شده، برند شما را به یاد مخاطبان هدف می‌آورد. با قرار دادن نام شرکت خود بر روی پاکت‌ها، شرکتتان به راحتی قابل شناسایی خواهد بود.

استفاده از پاکت‌های پنجره‌ای

برای منحصر به فرد نشان دادن پاکت اداری خود، قرار نیست که فقط به نام تجاری شرکت یا لوگوی آن محدود شوید. شما می‌توانید از پاکت‌های یک پنجره و یا حتی دو پنجره استفاده کنید. در یکی از این پنجره‌ها آدرس فرستنده مشخص است که باعث می‌شود یافتن اطلاعات تماس شما برای مشتری آسان‌تر از قبل باشد. از پنجره دیگر نیز برای نمایش آدرس مشتری استفاده کنید؛ به طوری که آدرس در محتوای نامه آورده شود و از زیر پنجره نمایان باشد. این مورد به شما این امکان را می‌دهد که از چاپ پاکت‌های متعدد و به صورت جداگانه اجتناب کنید.

جمع‌بندی

 در این مطلب از پاکتچی، دستورالعمل‌های طراحی و چاپ یک پاکت نامه در ورد را بیان کردیم و قدم به قدم ساخت آن را توضیح دادیم. همانطور که گفتیم، پاکت نامه‌ها در ورد با استفاده از سبک‌های خاصی که برای آن تعریف شده‌اند، طراحی و ایجاد می‌شوند. این سبک‌ها عناصر خاصی از پاکت مثل آدرس گیرنده، فرستنده و ... را تعریف می‌کنند. شما می‌توانید فضای اختصاص داده شده به این آدرس‌ها را با تغییر سبک‌های موجود در ورد تغییر دهید و آن‌ها را مطابق با نیازتان تنظیم کنید. طراحی پاکت نامه با رایانه بسیار آسان‌تر و دقیق‌تر از شیوه‌های قدیمی است و می‌تواند در انتقال تصویر حرفه‌ای شغل و برند شما، کمک کننده باشد.